Vorstandswechsel Kassenwart – kostenlose Übergabe-Checkliste

Vereinsnamen und Namen eingeben → personalisierte Checkliste für alle Übergabepunkte ausdrucken. Kein Login, kein Abo, kein Chaos.

Angaben für die Checkliste

Kassenwart-Übergabe-Checkliste

1. Bankkonten & Finanzen

Kontovollmacht auf neuen Kassenwart übertragenBank benachrichtigen, ggf. persönlich mit Ausweis + Vereinsbeschluss erscheinen
Online-Banking-Zugangsdaten übergeben oder neu anlegenAlten Zugang des Vorgängers deaktivieren (IT-Sicherheit)
EC-Karte / Bankkarte übergeben oder neu beantragen
Letzten Kontoauszug als Startpunkt übergebenEndsaldo = Startpunkt für neues Kassenjahr
Offene Buchungen und ausstehende Überweisungen besprechenRechnungen, die noch einzugehen sind oder noch bezahlt werden müssen
Kassenbestand (Barkasse) gezählt und dokumentiert übergeben
Kontodaten für Spendenquittungen prüfen (neue IBAN korrekt?)

2. Mitgliederdaten & Beiträge

Aktuelle Mitgliederliste (vollständig, Name + IBAN + Beitrag + Eintrittsdatum)Excel, CSV oder aus Vereinssoftware exportiert
Beitragsstruktur dokumentiert (welche Kategorien, welche Beträge, Ausnahmen)
Ausstehende Beiträge / Mahnfälle übergebenWer hat nicht gezahlt, welche Mahnschritte laufen?
Neuanmeldungen und Kündigungen seit letztem Einzug besprochen
Datenverarbeitungsverzeichnis (DSGVO, Art. 30 DSGVO) übergebenWelche Mitgliederdaten wo gespeichert, wer hat Zugang

3. SEPA-Lastschriftmandate

Gläubiger-ID des Vereins dokumentiert und übergebenAusgestellt von der Bundesbank, unveränderlich an den Verein gebunden
Alle SEPA-Mandate im Original (Unterschrift des Mitglieds) vollständig übergebenMandate müssen 14 Monate nach letztem Einzug aufbewahrt werden
Mandate als FRST oder RCUR korrekt gekennzeichnetFRST = Erstlastschrift; RCUR = Wiederholung. Änderung erfordert neue Pre-Notification
Nächste Einzugsdaten und Pre-Notification-Fristen dokumentiertVorankündigung muss mind. 5 Werktage vor Einzug beim Mitglied sein
Mandatsreferenz-Schema erklärt (wie werden neue Referenzen vergeben?)
Rücklastschriften und Problemfälle der letzten 12 Monate besprochen

4. Buchführung & steuerliche Unterlagen

Kassenbuch der letzten 2 Geschäftsjahre übergebenAufbewahrungspflicht: 10 Jahre (§ 147 AO)
Letzter Jahresabschluss / Rechnungslegung und Kassenprüfbericht
Offene Eingangsrechnungen (was muss noch bezahlt werden?)
Ausgestellte Spendenquittungen der letzten 2 JahreAufbewahrungspflicht: 10 Jahre
Freistellungsbescheid des Finanzamts (Gemeinnützigkeit)Für Spendenquittungen und Steuervorteile zwingend benötigt
Steuerberater / zuständiges Finanzamt bekannt

5. Verträge & Rechtliche Dokumente

Vereinssatzung (aktuellste Version) übergeben
Aktueller Vereinsregister-Auszug (Amtsgericht)Benötigt u.a. für Bankgespräche und Verträge
Laufende Verträge übergeben: Versicherungen (Haftpflicht, D&O etc.)
Laufende Verträge: Miet-/Pachtverträge (Vereinsheim, Sportplatz)
Laufende Verträge: Software-Abos, Mobilfunk, Strom, Internet
Protokolle der letzten 2 Mitgliederversammlungen (Beschlüsse)
Offene Rechtsfälle / Streitigkeiten besprochen

6. Passwörter & Digitale Zugänge

E-Mail-Konto des Vorstands (vereins-Adresse): Zugang und PW übergeben oder neu anlegen
Vereinssoftware / Mitgliederverwaltungssystem: Admin-Zugang übergeben
Cloud-Speicher (Google Drive, Dropbox etc.): Freigaben prüfen
Social-Media-Konten (Instagram, Facebook etc.): Admin-Rechte übertragen
Vereins-Website / Domain / Hosting: Admin-Zugänge übergeben
Zugang zu Vereinsheim / Schließanlage / Schlüssel übergeben
Passwort-Manager oder Passwort-Liste sicher übergebenDanach: Passwörter, die der Vorgänger kannte, ändern

Übergabe-Bestätigung

Übergeber (alter Kassenwart)

____________________

Datum: ________________

Übernehmer (neuer Kassenwart)

____________________

Datum: ________________

⚠️ Hinweis: Diese Checkliste ist eine praktische Orientierungshilfe und ersetzt keine rechtliche oder steuerliche Beratung. Für vereinsrechtliche Fragen (z.B. Vereinsregister-Anmeldung nach Vorstandswechsel) empfehlen wir die Beratung durch einen Rechtsanwalt oder Ihren Dachverband.

Nächster Schritt: Mitglieder digital verwalten

Wer Beiträge, SEPA-Mandate und Mitgliederlisten in einer App hat, muss bei der nächsten Übergabe nur einen Klick machen.

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Häufige Fragen zum Vorstandswechsel

Was muss beim Vorstandswechsel im Verein übergeben werden?

Mindestens: Bankkonten & Online-Banking, aktuelle Mitgliederliste, alle SEPA-Mandate im Original, Kassenbuch (letzten 2 Jahre), offene Rechnungen, Vereinssatzung, laufende Verträge (Versicherungen, Pacht) sowie alle Passwörter und digitalen Zugänge. Diese Checkliste führt durch alle relevanten Punkte.

Wie lange dauert eine Kassenwart-Übergabe?

Mit vollständigen Unterlagen und dieser Checkliste: 1–3 Stunden. Ohne Vorbereitung (fehlende Dokumente, unstrukturierte Listen, veraltete Mandate) kann es Wochen dauern. Alten Kassenwart bitten, diese Liste vorab abzuarbeiten.

Muss der Vorstandswechsel beim Vereinsregister gemeldet werden?

Ja – Änderungen im eingetragenen Vorstand (§ 26 BGB) müssen dem Vereinsregister gemeldet werden. Dafür ist ein Mitgliederversammlungs-Beschluss und eine notarielle Anmeldung erforderlich. Für Details den Dachverband oder einen Rechtsanwalt konsultieren. Diese Checkliste ersetzt keine Rechtsberatung.

Was passiert mit SEPA-Mandaten beim Kassenwart-Wechsel?

SEPA-Mandate bleiben gültig, wenn die Gläubiger-ID des Vereins gleich bleibt. Wichtig: Alle Mandate im Original vollständig übergeben. Wechselt auch die Vereins-IBAN, müssen neue Mandate eingeholt werden. Bei reinem Kassenwart-Wechsel: Originale übergeben, Archivierung prüfen.

Ist diese Checkliste kostenlos?

Ja, vollständig kostenlos. Vereinsname und Namen eingeben → Checkliste drucken oder als PDF speichern. Kein Login, kein Abo.

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